Ang tanong ng pangangailangan na lumikha ng isang elektronikong archive sa negosyo ay nagiging mas at mas madali. At hindi ito sinasadya, dahil ang pagpapakilala ng mga bagong teknolohiya ng impormasyon ay hindi lamang tinitiyak ang kaligtasan at pagiging maaasahan ng mga dokumento, ngunit binabawasan din ang oras para sa kanilang paghahanap, at pinapayagan din, kung kinakailangan, maraming mga empleyado na ma-access ang parehong data nang sabay-sabay.
Panuto
Hakbang 1
Ang paglikha ng isang archive ng mga elektronikong dokumento ay nagsasama ng maraming mga yugto. Sa una, bumili at mai-install ang lisensyadong software sa kagamitan sa computer ng kumpanya.
Hakbang 2
Maghanda ng mga dokumento, iyon ay, ayusin ang mga ito, kilalanin ang mga ito alinsunod sa umiiral na istraktura ng sirkulasyon ng mga dokumento sa iyong samahan. Sa partikular, sa yugtong ito, kakailanganin silang magparehistro, pinagsunod-sunod ayon sa buhay ng istante, at tinanggal ang mga staple at staple mula sa mga hindi naka-sheet na sheet.
Hakbang 3
Ang susunod na hakbang ay ang pag-digitize o pag-scan ng mga dokumento. Isinasagawa ito sa mga panteknikal na kagamitan na sumusuporta sa eksaktong uri at format ng dokumento na ginagamit sa samahang ito. Sa yugtong ito, suriin ang kalidad ng muling paggawa ng mga dokumento, kung kinakailangan, i-scan muli.
Hakbang 4
Susunod ay ang yugto ng pag-convert (pag-convert) ng mga dokumento sa format na nakakatugon sa konsepto ng kanilang mga pamantayan sa pag-iimbak at produksyon, at pagkatapos - ang yugto ng pag-index, ibig sabihin "Assignment" ng mga keyword sa bawat dokumento para sa kasunod na paghahanap ng kinakailangang impormasyon o paglikha ng isang full-text database.
Hakbang 5
Sa pagtatapos ng trabaho sa paglikha ng isang elektronikong archive, itakda ang mga setting (karapatan sa pag-access, karapatang baguhin ang mga dokumento) at sanayin ang mga tauhan ng samahan.
